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Unternehmer können die Umsatzsteuer, die ihnen in Rechnung gestellt wird, als Vorsteuer geltend machen. Das Finanzamt erkennt nun auch elektronische Rechnungen an, die ohne digitale Signatur übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt und die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen bzw. dokumentiert wird.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro (brutto) werden geringere Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung gestellt. Wichtig ist in jedem Fall, keine Vorsteuer zu verschenken. Die Vorsteuer ist bares Geld für jeden Unternehmer! Bei einer Kleinbetragsrechnung von z. B. 120 Euro, die nicht ordnungsgemäß ist, verliert der Unternehmer einen Vorsteuerabzug von (120 Euro: 119 x 19) 19,16 Euro.
Jede Eingangsrechnung sollte daraufhin geprüft werden, ob sie alle erforderlichen Angaben enthält. Ist die Rechnung fehlerhaft, sollte kurzfristig eine neue Rechnung oder eine Ergänzung der fehlerhaften Rechnung angefordert werden. Je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger wird das. Die Finanzverwaltung schreibt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (siehe Kapitel 6) vor.
Wichtig: Wenn der Unternehmer seine Rechnungen nicht kontrolliert, wird es der Betriebsprüfer für ihn tun. Die Erfahrung zeigt, dass bereits kleine Fehler dazu führen, dass der Vorsteuerabzug insgesamt gestrichen wird.
